أسس إدارة العقود والمشتريات

إدارة العقود والمشتريات في المملكة العربية السعودية تعد من أهم أساسيات الهيكل التنظيمي للشركات في المملكة، أياً كانت نوع هذه الشركات سواء شركات حكومية، شركات تجارية أو شركات مهنية، فإذا نظرنا إلى دور إدارة العقود في الشركات فقط، فإننا نرى أن أهميتها تتمثل في رؤيتها لطرق إدارة وصياغة ومراجعة العقود التي تبرم مع الموظفين أو البائعين أو المقاولين أو الموردين أو أي أطراف أخرى يوجد بينها وبين الشركة علاقة تعاقدية توفر مصلحة للشركة، وكذلك إدارة اتفاقيات العقود التي تبرم مع الشركات الأخرى في المملكة العربية السعودية أو خارجها، ومن ناحية أخرى وبالنظر إلى إدارة المشتريات في الشركة فهي الوظيفة الأساسية التي يتم من خلالها متابعة عمليات الشراء المباشر وعمليات المنافسة العامة وما يحدث عليها من إجراءات مثل الإعلان واستقبال عروض الأسعار ومحاضر قفل العطاءات وفتح المظاريف وتحليل العطاءات وفحص العروض واشعارات الترسية.

 فالأصل أن مفهوم الشركة وفق المادة الثانية من نظام الشركات السعودي الجديد أنها كيان قانوني يؤسس وفق أحكام هذا النظام بناء على عقد تأسيس أو نظام أساسي يلتزم بمقتضاه شخصان أو أكثر بأن يساهم كل منهم في مشروع يستهدف الربح بتقديم حصة من مال أو عمل أو منهما معًا لاقتسام ما ينشأ عن هذا المشروع من ربح أو خسارة، ونستنتج من هذا التعريف أهمية إضفاء الشركة للعديد من الآليات التي تساعدها على تحقيق غرضها الأساسي من التأسيس في المملكة وهو استهداف الربح، ولذلك يعمل قسم إدارة العقود والمشتريات على تحسين أوضاع الشركة ومساعدتها في تحقيق الأرباح من خلال ابرام العلاقات التعاقدية الناجحة، وعلى أثر أهمية إدارة العقود والمشتريات بالنسبة للشركات، فإننا سوف نتناول في هذا المقال توضيح كافة النقاط الجوهرية المتعلقة بقسم إدارة العقود وقسم إدارة المشتريات في الشركات السعودية.

قد يهمك قراءة: صياغة وتوثيق العقود التجارية في السعودية

ما هي إدارة العقود في الشركات السعودية؟

عد الهيكل التنظيمي لإدارة العقود والمشتريات أحد العناصر الأساسية لضمان كفاءة وفعالية العمليات الشرائية داخل الشركة، حيث يحدد الهيكل التنظيمي لإدارة العقود والمشتريات الأدوار والمسؤوليات لكل موظف، مما يساعد على تعزيز الشفافية والالتزام بالسياسات المعتمدة، كما يضمن الهيكل التنظيمي لإدارة العقود والمشتريات تنظيم العمل بطريقة تدعم التنسيق بين الأقسام المختلفة، وتساهم في اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بالعقود والمشتريات

كما إن عملية إنشاء العقد بين الشركة وبين أي طرف كان تحتاج لعملية إدارة مدققة وصحيحة، ولذلك يعتبر قسم إدارة العقود في الشركات من أهم الأقسام من حيث مباشرة كافة العمليات المتعلقة بالعقود التي تبرمها الشركة أو التي يبرمها الأطراف الأخرى مع الشركة.

كما أن عملية إدارة العقد دائماً تحتاج إلى تحديد طبيعة أطراف العقد وأهدافهما من إبرام العقد، وبيان طريقة عمل كل طرف من طرفي العقد، بطريقة تكون في شدة الوضوح والدقة، وذلك لتجنب الوقوع في العديد من المنازعات أو الخلافات التي قد تظهر فيما بعد نتيجة تطبيق العقد.

والجدير بالذكر أن إبرام الشركة للعقود يكون له التأثير المباشر على ربحيتها، حيث أنه في حالة تم إعداد وصياغة العقد المبرم بشكل خاطئ أو سيئ، فذلك يمكن أن يؤدى لوقوع الشركة في خسارة الكثير من المبالغ الهائلة، ولذلك يجب على الشركة أن يتوافر لديها قسم خاص بإدارة عملية العقود مما يؤدى بوصول الشركة إلى إنتاج أفضل وربحية أكثر من خلال إبرام العقود بشكل صحيح يضمن مصلحة الشركة وعدم تعرضها للمخاطر القانونية جراء هذه العقود.

والكثير يعتقد أن عملية إدارة العقود تنتهي فقط بتوقيع العقد المزمع إبرامه ولكن الحقيقة عملية إدارة العقود تكون مستمر طوال مدة العقد وحتى بعد إنتهائه، فنظام إدارة العقود المتبع يحرص على فهم كافة أطراف العقد لما تم التوقيع عليه في العقد المبرم، وأيضاً الاستمرار في الوفاء بواجباتهم والتزاماتهم وفق شروط العقد الموقع عليه.

ما هي مراحل إعداد العقود التي تقوم بها إدارة العقود في الشركات السعودية؟

إن عملية إعداد العقود التي تكون من مهام إدارة العقود في الشركات السعودية تستغرق بلا شك الوقت الطويل، وتحرى الدقة اللازمة، حيث سيتم خلال تلك العملية استعراض أدق التفاصيل، ولذلك فإن في حال إغفال أي تفاصيل يمكن أن يؤدى بالضرورة إلى إلحاق الضرر الكبير بالشركة وبالتالي تحمل الخسائر المادية.

ولذلك تقوم إدارة العقود في الشركة بإدارة عمليات التعاقدات والإتفاقيات بشكل صحيح ووفق مراحل استراتيجية منظمة، وذلك حتى يتم تحقيق المزيد من المزايا للشركة، وتجنب المخاطر والخسائر، حيث تساعد المراحل المختلفة لإدارة العقود في التخفيف من المخاطر المالية والقانونية.

قد يهمك قراءة: أهم ما ينبغي مراعاته في صياغة العقود التجارية

وتتمثل مراحل إدارة العقود في الشركات وفق الآتي بيانه: -

1- تحديد الطلبات والاهداف الأولية 

وفى تلك المرحلة تكون المهام المسندة لقسم إدارة العقود في الشركة هي بالأخص القيام بتحديد أسباب الاحتياج لمثل لتلك العقود المزمع إبرامها مع الاطراف أيا كانت صفتهم، حيث أن بمجرد إقرار الحاجة أو السبب المراد تحقيقه من وراء إبرام العقد، سوف يسهل اتخاذ باقي كافة القرارات المتعلقة به.

2- إعداد وصياغة ومراجعة العقود

تعتبر مرحلة الإعداد والصياغة أو حتى المراجعة من أهم الخطوات التي تقوم بها إدارة العقود في الشركات السعودية، حيث يجب اشتمال إدارة العقود في الشركات على الكوادر التي يتوافر فيها الخبرة والدقة والوعي الصحيح لإبرام العقود أو مراجعتها، وكذلك الإلمام بكافة الأنظمة والقرارات واللوائح الواجب اتباعها عن إعداد العقود، بالإضافة لمراجعة كافة المستندات والبيانات الواجب الاطلاع عليها للتمكن من الإعداد الصحيح وتجنب المغالطات والأخطاء التي يثار بشأنها العديد من النزاعات أمام ساحة القضاء.

3- التفاوض

مجرد الانتهاء من إعداد وصياغة العقد أو حتى القيام بمراجعته في حال كان هو المعروض على إدارة العقود في الشركات السعودية، فإن ذلك لا يعني الحصول على الموافقة النهائية بشأنه، بل تنتقل إدارة العقود إلى المرحلة الأكثر حيوية والتي تسمى بمرحلة التفاوض، بحيث يمكن أن يتم الاعتراض على بعض النقاط في العقد، وكذلك العمل على إضافة بعض البنود التي تريد من خلالها الشركة الخروج بربحية أكبر، وقد تستمر تلك المفاوضات إلى وقت كبير حتى يتم الإتفاق في نهاية الأمر على نموذج عقد يكون متوافق مع طلبات كافة الأطراف وبالأخص الشركة.

4- الموافقة على العقود

وفى تلك المرحلة تحرص إدارة العقود في الشركات السعودية على تكرار المراجعة النهائية على العقود الجاري التوقيع عليها، وذلك بعد اكتمال المفاوضات، حيث يتم عرض الصياغة الأخير على مدير الشركة أو مجلس إداراتها للحصول على موافقتهما بحسب الأحوال، فالمراجعة والتدقيق والإعادة من أهم الخطوات التي تتخذها إدارة العقود في الشركات في تلك المرحلة، حتى تكون الموافقة مبنية على تيقن تام من القدرة على التنفيذ ولضمان الحصول على الربحية المتوقعة والتي كانت سبب إبرام العقد في الأصل.

5- التنفيذ والالتزام

فمرحلة التنفيذ التي تباشرها إدارة العقود في الشركات السعودية هي تتمثل في التأكد من التوقيع على العقد المبرم مع بيان صحة صفة الموقع على العقد، والتوقيع يمكن أن يتم بشكل شخصي أو بموجب توكيل أو في حال كان بين شركة في السعودية وشركة أخرى في دولة أخرى، فيمكن الاعتماد على التوقيع الإلكتروني، فالتوقيع يعتبر أهم شيء في عملية التعاقد، وذلك لأن كل المراحل السابقة لا تأثير لها بدون التوقيع عليها، بمعنى عدم صحة العقد دون توقيع.

تحرص بعض إدارات العقود في الشركات على ترك بعض المجال لإضفاء التعديلات، بحيث تتمكن من الإستفادة من التكييف مع أي تغييرات مهمة قد تحدث، ولذلك تعمل إدارة العقود في الشركة بصفة مستمرة على إجراء المراجعات لكشف المتغيرات طوال مدة العقد، وبعد تحديدها والتأكد من أهميتها يتم إضافتها إلى العقد كجزء من التعديلات، وبحيث تكون جزء لا يتجزأ من العقد الأصلي الذي تم التوقيع عليه.

6- التعديلات الواردة على العقود

تحرص بعض إدارات العقود في الشركات على ترك بعض المجال لإضفاء التعديلات، بحيث تتمكن من الإستفادة من التكييف مع أي تغييرات مهمة قد تحدث، ولذلك تعمل إدارة العقود في الشركة بصفة مستمرة على إجراء المراجعات لكشف المتغيرات طوال مدة العقد، وبعد تحديدها والتأكد من أهميتها يتم إضافتها إلى العقد كجزء من التعديلات، وبحيث تكون جزء لا يتجزأ من العقد الأصلي الذي تم التوقيع عليه.

7- إعداد تقارير عن العقود

وفى تلك المرحلة وحتى إن تم الانتهاء من إتمام الصفقات المبرم بشأنها العقود، تستمر إدارة العقود في الشركات من التأكد من التزام جميع الأطراف التي وقعت على العقود مع الشركة بالشروط والأحكام المحددة في تلك العقود، حتى يتم البعد بشكل كبير عن أي تداعيات أو قضايا غير متوقعة، وكمثال، عدم الإلتزام بالإنتاجية المحددة أو عدم الإلتزام بالمواعيد المتفق عليها.

قد يهمك قراءة: التحكيم في العقود

ما هي مهام إدارة العقود في السعودية؟

مهام إدارة العقود والمشتريات عديدة فبالرغم من أن مهام وحدة العقود في الشركات تختص بمهام أخرى غير التي تناط بوحدة المشتريات، إلا أنهم يتفقون في بعض المهام، أو بمعنى أخرى يكون من مهام إدارة العقود والمشتريات قسم إدارة العقود والمشتريات ككل مختص بالمهام الآتية: -

1- إدارة ومتابعة عمليات وحدة إدارة العقود والإشراف على عمليات إعداد الوثائق المتعلقة بالتعاقدات.

2- إدارة ومتابعة عمليات وحدة المشتريات.

3- التوثيق والتسليم والاستلام والحفظ لجميع المهام المتعلقة بقسم العقود والمشتريات ووحداته.

4- إعداد تقارير دورية لإدارة الشؤون المالية في الشركة عن سير عمل القسم وعن المعوقات الموجودة وتقديم تصورات لكيفية معالجة تتلك المعوقات.

أما بالنسبة لـ مهام إدارة العقود في الشركة فإنها تكون مختصة بالأعمال الآتية: -

1- الإعداد المستمر لكافة إتفاقيات العقود والتعاقدات، مثل اتفاقيات التسعير وطلبات الشراء، أيضاً إصدار إتفاقية التسعير.

2- إعداد تحليل لأسعار طلبات الشراء والمناقصات والمراجعة للشروط المالية المطبقة والجداول الزمنية لوثائق التعاقد، وذلك للتأكد من أن جميع شروط وبنود العقود هي لصالح الشركة.

3- إعداد العقود وإصدار اعتمادات الشراء بعد الحصول على الارتباطات المالية اللازمة.

4- القيام بمراجعة الجداول الزمنية لوثائق التعاقد والشروط المالية المطبقة، وذلك لضمان دقتها واكتمالها.

5- مراجعة العقود مع الإدارة، وذلك بالنسبة للعقود الرئيسة لاعتمادها قبل توقيعها من الأشخاص المخولين بالتوقيع.

6- ترتيب عملية التوقيع والختم للعقود وضمان توقيع الأشخاص المخولين.

7- إعداد المناقصات العامة والمحدودة وطرحها للمنافسة.

8- القيام بدور الحفظ المركزي لجميع عقود الشركة الموقعة والمنفذة.

9- خفض المخاطر التجارية والتعاقدية إلى الحد الأدنى.

ما هي مخاطر عدم توافر إدارة العقود في الشركات السعودية؟

تعتبر عملية إدارة العقود من كما ذكرنا ذات ضرورة ملحة للشركات، وذلك لأنها تساعد الشركة في اتخاذ القرارات الواضحة والمناسبة بشأن العقد حتى لا يحدث أي معاناة لأى طرف من الأطراف المعنية من عدم الكفاءة في حالة عدم إدارة العقد بشكل صحيح، والجدير بالذكر أن العديد من الشركات لا تمنح إدارة العقود نفس قدر الاهتمام الذي تمنحه لبعض الإدارات الأخرى كإدارة تخطيط المشروعات وإدارة التكاليف على سبيل المثال، بالرغم من أنها لا تقل أهمية عن هذه الإدارات وغيرها، كما أن عدم توافر إدارة العقود في الشركة يؤدى بالضرورة إلى العديد من النتائج السلبية على الشركة والتي منها الآتي : -

1- التقدم البطيء للشركة نتيجة لعدم إدارة العقود وفق المراحل السابق ذكرها والتي ينعكس بالتالي لعدم التنفيذ الصحيح للعلاقات التعاقدية التي تبرمها الشركة.

2- تضرر العلاقة بين الشركة والأطراف المبرم معها عقد الشركة إلى حد كبير، وصولاً لمرحلة التقاضي أمام المحاكم.

3- عدم الوفاء بالالتزامات والمسؤوليات المنصوص عليها وفق بند العقد المبرم، ويأتي ذلك لتفاوت مرحلة الصياغة التي تدعم القدرة على حماية الشركة حال إخلال الأطراف المتعاقدة معها.

4- الفشل في إدارة العقد من كلا الطرفين، بما يؤدى لوقوع الشركة في خسائر فادحة، ولن تتحقق المزايا والقيمة المتوقعة إذا لم يتم إدارة العقد بطريقة مناسبة.

قد يهمك قراءة: أساليب التعاقد على الأعمال والمشتريات مع الجهات الحكومية

ما هو قسم المشتريات في الشركات السعودية؟

قسم المشتريات فى الشركات السعودية تعتبر أحد أهم أقسام الشركة التي تشرف على أنشطة ووظائف الشراء من الموردين بغرض أداء الأعمال المختلفة للشركة، بحيث تتولى متابعة عمليات الشراء المباشر وعمليات المنافسة العامة وما يحدث عليها من إجراءات، فقسم المشتريات في الشركات هي وسيلة الاتصال الرئيسية التي من خلالها يتم تأمين احتياجات ومستلزمات المنشأة على اختلاف أنواعها وإداراتها، ويعتبر أيضاً قسم المشتريات فى الشركات حلقة الاتصال بين المنشأة الحكومية من جهة والموردين والمتعهدين من جهة أخرى، كما تلعب دور رئيسي في توفير المستلزمات وفي الإعلان عن المناقصات وترسيتها، وكذلك يمكننا تعريف إدارة المشتريات في الشركات بأنها عبارة عن مجموعة من الإجراءات التي تساهم في توفير تكاليف الشراء الخاصة بالشركة، من خلال التعامل مع أحد الموردين الخارجيين.

والجدير بالإشارة إلى أن أهمية قسم المشتريات فى الشركات السعودية تظهر عند التعامل مع موردين خارجيين، وذلك نظراً لمستويات الدقة العالية التي تتطلبها تلك العملية، والأثار التي يمكن أن تنتج عن أي خطأ على صعيد التكلفة والأداء، فهنا تلعب إدارة المشتريات الدور الهام بالنسبة لضبط تلك المشتريات التي تحتاجها الشركة ولتجنب الشراء الغير منظم، والذي يقود الشركة إلى أداء مزيد من التكاليف الإضافية.

قد يهمك قراءة: ما هي العقود التجارية وشروطها واهم انواعها في النظام السعودي

ما هي اختصاصات إدارة المشتريات في الشركات السعودية؟

فنظرا لأهمية إدارة المشتريات في الشركات السعودية من حيث تجنب الشراء غير المنظم وعدم أداء المزيد من التكاليف، فإنها تكون مختصة بالأعمال الآتية: -

1- وضع سياسة المشتريات في الشركات والتى تتضمن مجموعة من المبادئ والإرشادات التي تنظم كيفية الحصول على السلع والخدمات التي تحتاجها الشركة لتشغيل عملياتها. تهدف سياسة المشتريات فى الشركات إلى ضمان أن عمليات الشراء تتم بشكل فعال وشفاف، مع مراعاة الجودة، التكاليف، الامتثال للأنظمة، والحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين.

2- إعداد الجداول الزمنية لتقديم وثائق المناقصات المتعلقة بطلبات التقدير والعطاءات وفتح المناقصات.

3- مراقبة ردود المقدمة من مقدمي العطاءات واستلام طلبات المناقصات والأسعار المقدمة وترتيب فتح المناقصات.

4- إرسال طلبات التقدير ودعوات المناقصات من خلال الاستناد إلى القائمة المعتمدة لمقدمي العطاءات.

5- التنسيق مع الأقسام التشغيلية فيما يخص القضايا المتعلقة بطلبيات الشراء والعقود المعتمدة.

6- الاتصال بوحدة إدارة العقود فور إنهاء تقييم المناقصة ومنحها من أجل إعداد العقد.

7- إعداد التسويات المالية للموردين، ومتابعة الموردين للحصول على عروض الأسعار وتسليم المواد.

8- التخليص الجمركي على البضائع والمستلزمات وتسليمها للمستودعات.

9- إجراء البحث في الأسواق وإيجاد قائمة متعهدين ومتعاقدين مناسبين، وتحديث تلك القائمة باستمرار لضمان الدقة وقابلية التطبيق.

10- إحضار المواد من مستودعات الموردين إلى مستودعات الشركة.

11- الإشراف على تقييم المناقصات لتقييم العطاءات المقدمة للموافقة النهائية ومنح المناقصة.

12- ضمان شراء كافة البضائع والخدمات من الموردين المناسبين بدفع السعر الصحيح نظير الجودة الصحيحة وخلال الفترة الزمنية المحددة.

13- الإشراف والاشتراك في أعمال تحليل المنافسات للتأكد أنها متوافقة مع نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

ما مهام قسم المشتريات في الشركات السعودية؟

تتعد مهام قسم المشتريات في الشركات السعودية، حتى إنها لتصل إلى أغلب أقسام الشركة، فلذلك يتعين على إدارة الشركة إعداد هيكل تنظيمي يتضمن بين أقسامه المختلفة قسم إدارة المشتريات وفق ما يسرع الأداء ويخفض التكاليف، ويعد من أهم مهام قسم المشتريات أو أقسام إدارة المشتريات في الشركات تلك المهام الآتية: -

1- إدارة موازنة الشراء للشركة

حيث من مهام قسم المشتريات أو أحد أقسام إدارة المشتريات في الشركات أن يتخصص بعض الأفراد في قسم إدارة المشتريات بالعمل على تنظيم الموازنة بين الرصيد المالي الممنوح من قبل الإدارة المالية للشركة، وأولويات الشراء المطلوبة من قبل جميع الأقسام الموجودة في الشركة، بحيث يتم العمل على وضع خطة يكون مضمونها تنظم عمليات الشراء خلال فترة محددة، بمراعاة تمتع تلك الخطط بمرونة بحيث تكون قابلة للتعديل في حال التعرض لحدوث تغير مفاجئ في أهداف أو نشاطات الشركة في الخطط اليومية أو الشهرية.

2- التفاوض مع الموردين

حيث من مهام قسم المشتريات أو أحد أقسام إدارة المشتريات، أن يكون على عاتق إدارة المشتريات في الشركات السعودية القيام بالعديد من المفاوضات وحسن إداراتها مع الموردين، كما يتعين عليها اختيار المورد الأفضل في التعامل، وذلك للوصول لأفضل النتائج التي تتحرى عنها الشركة.

3- إدارة التكاليف للشركة

حيث من مهام قسم المشتريات أو أحد أقسام إدارة المشتريات أنه يتم الاعتماد بشكل كبير عليها في إدارة تكاليف شراء المستلزمات الخاصة بعمل الشركة، وكذلك العمل على تخفيض تكاليف الشراء إلى الحد الأدنى من خلال إبرام عقود أقل تكلفة وبجودة مناسبة، وتستعين إدارة المشتريات عند إدارة التكاليف بمحاسب أو أكثر من المتخصصين بمجال المشتريات في حال كانت عمليات الشراء معقدة، بحيث يتم التمكن من تسريع تنفيذ الإجراءات المالية اللازمة للشراء.

4- إدارة أوامر الشراء

حيث من مهام قسم المشتريات أو أحد أقسام إدارة المشتريات، القيام بمعالجة أوامر الشراء التي تحتاجها الشركة  والتي تتمثل في المستندات الورقية أو الإلكترونية التي يتم إرسالها للموردين، بغرض الحصول على السلع والمواد الخام أو الخدمات، كما يجب أن تتضمن أوامر الشراء التي تقوم بها إدارة المشتريات، تحديد طبيعة وكمية وسعر وشروط الشحن، والدفع لما تسعى الشركة لشرائه.

5- تحديد كمية الشراء

حيث من مهام قسم المشتريات أو أحد أقسام إدارة المشتريات، العمل على تحديد الكميات المناسبة من المواد لتأمينها بأقل التكاليف، بحيث يتعين عليها الاتفاق مع فرق التخزين والإنتاج لضمان عدم تأثر مهامهم بتقديم أو تأخير زمني مرتبط بقرارات الشراء التي تم اتخاذها.

6- إتمام عمليات الشراء

يكون من مهام قسم المشتريات أو أحد أقسام إدارة المشتريات، والتي تعد من أكثر المهام اهتماماً من قبلها متابعة أوامر الشراء التي تم الإتفاق عليها مع الموردين، وبالأخص في حال تواجد عمليات شحن تتطلب دخول أخرى شركة متخصصة لا يوجد علاقة لها بالمورد، بحيث قد تتحمل إدارة المشتريات مسؤولية إيصال المقتنيات إلى الشركة وفق الشروط الموضوعة في أمر الشراء، إضافة إلى الأنظمة والتشريعات الداخلية المنظمة لأعمال الشركة.

7- إدارة العقود

فبالرغم من الاختصاصات المحددة لقسم إدارة العقود في الشركة والسابق بيانها، إلا أنه يلاحظ لجوء بعض الشركات في السعودية للقيام بدمج قسم العقود مع قسم المشتريات، ويتم هذا الدمج رغبة من الشركة في تسريع عملية توريد المواد وتسليمها لفريق إدارة المواد والمخازن، كما أنه أيضاً من خلال هذا الدمج تتمكن الشركة من إدارة توحيد مهام إدارة العقود والمشتريات، بحيث يتم تسوية جميع الأمور القانونية والإجراءات الفنية اللازمة للشراء دون الرجوع لكلاهما وإطالة مدة الأمر المراد تنفيذه.

8- إدارة المخازن

تقوم بعض الشركات في المملكة العربية السعودية بإسناد إدارة المخازن إلى إدارة المشتريات، ويأتي ذلك بالأخص في حالة وجود تواصل مستمر بين موظفي التخزين وموظفي المشتريات، حيث تقوم الشركة بتطوير الهيكل الإداري لها بما يتوافق مع دمج مهام إدارة مشتريات ومخازن الشركة، بحيث ينتج على ذلك تخفيض الإجراءات الروتينية، وتحقيق إنجازات أعلى فيما يتعلق بإدارة الشراء والتخزين في الشركة.

قد يهمك قراءة: الفروقات بين عقد الوكالة التجارية وعقود التوزيع في النظام السعودي

ما هي مهام رئيس قسم المشتريات في الشركات السعودية؟

تتعد أنواع المهام التي يناط بها رئيس قسم المشتريات في الشركة في المملكة العربية السعودية، حيث تعتبر وظيفة رئيس قسم المشتريات في الشركة من أهم الوظائف القيادية والتابعة لمدير إدارة المشتريات في الشركة ويعد الهدف الأساسي لوظيفة رئيس قسم المشتريات في الشركة هو وضع خطط وآليات العمل الخاصة بالمشتريات، والمخازن، والمساهمة في تحقيق أهداف الإدارة من خلال الاشراف والمتابعة على جميع الأعمال التنفيذية في الخطة التشغيلية ذات الصلة.

وبالنسبة لمهام رئيس قسم المشتريات في الشركات السعودية فهي وفق ما يلي: -

أ- المهام العامة لرئيس قسم المشتريات: - 

1- إعداد مقترح الخطة الاستراتيجية للقسم والاسهام في تطويرها واعداد ومتابعة تنفيذ الخطط التشغيلية لضمان توازنها مع اهداف الادارة.

2- وضع مبادئ وضوابط لإدارة وتوجيه العمليات وتحسين الانتاجية.

3- تعزيز العلاقات مع الشركاء الداخليين والخارجيين لضمان تقديم خدمات وفق أفضل المعايير.

4- وضع برامج تعزز التعلم المستمر وتطوير وتدريب وتحفيز فرق العمل لضمان تقديم الخدمات بأعلى جودة.

5- المتابعة الدورية لمؤشرات الأداء واعداد تقارير نسب الانجاز بالقسم ورفعها لمدير الادارة.

6- المشاركة في إعداد موازنة الإدارة بالتنسيق مع الوحدات المختصة بالجهة.

7- تقديم الدعم اللازم لمدير الادارة وتنفيذ أية مهام أخرى يكلف بها.

ب- المهام التخصصية لرئيس قسم المشتريات: -

1- اعداد تقارير الأداء العام لخطة المشتريات السنوية، وإدارة المناقصات والعقود ورفعها لمدير الإدارة.

2- إعداد خطة شراء المواد والتجهيزات المحلية، والخارجية بناءً على احتياجات الوحدات التنظيمية وفق أفضل الممارسات.

3- متابعة تنفيذ العقود وفرض غرامات التأخير بحسب الشروط الواردة في طلبات الشراء وارسالها للمالية لاتخاذ الإجراءات المناسبة.

4- متابعة التدقيق على استلام طلبات التزويد الداخلي من كافة الوحدات التنظيمية في الجهة.

5- التأكد من سلامة المخازن، والاحتفاظ بسجلات حديثة لجميع حركات المخزون من إصدار، وتوريد، وتوزيع لضمان المحافظة على أفضل مستويات المخزون (في حال لم توجد وحدة تنظيمية معنية).

6- الاشراف على عمليات التفتيش الدورية على المخزون لضمان وجود كميات مناسبة بالمخازن.

7- الاشراف على توفير بيئة تتسم بالنظام والأمن والكفاءة في إدارة المخازن.

8- التأكد من قدرات الموردين على الوفاء بمتطلبات طلبات الشراء، وتناسب عروض الأسعار وذلك قبل اعتمادها.

9- التحقق من توفير الاحتياجات عن طريق الموردين المعتمدين الذين يتم قيدهم، وتقييمهم واعتمادهم وفق الأنظمة المتبعة.

10- متابعة تنفيذ اجراء المناقصات، وتقديم العروض، وتنفيذ عمليات الشراء وفق الاجراءات المالية الحكومية المتبعة.

11- متابعة الموردين، وصرف مستحقاتهم مع الجهات المعنية داخل و خارج الجهة.

قد يهمك قراءة: كيفية إدارة الشؤون القانونية في الشركات

ولعلنا في نهاية هذا المقال نكون قد أوضحنا لك عزيزي القارئ أسس إدارة العقود والمشتريات في الشركات السعودية، تلك الإدارة الهامة والمحورية التي يجب أن يشتمل عليها كما ذكرنا في بداية مقالنا هذا الهيكل التنظيمي والإداري للشركة بهدف إدارة المخاطر القانونية والشرائية التي يجب على الشركة تجنبها لضمان تحقيق المزيد من النمو من خلال التأكد من سلامة العقود من الناحية النظامية والإجرائية، والتي تعمل على حفظ حقوق الشركة بالإضافة إلى النأي بها بعيداً عن المنازعات القضائية التي قد تنشأ نتيجة عدم سلامة العقود من الناحية النظامية، والتي قد تورط الشركة في بذل المزيد من الأموال لفض هذه المنازعات مما يؤدي في النهاية إلى خسارة الشركة وإهدار الوقت والمال.